Az archiválás jövőjének is tekinthető az OCR technika, vagy más névenkarakterfelismerés.
Az optikai szövegfelismerés lehetővé teszi azt, hogy a szkennelt vagy fotózott anyagokat olyan formátumra hozzuk, melyekben később lehetséges a keresés, kivágás, digitális másolás, szerkesztés, valamint az archiválás. Gondoljunk csak bele, mekkora segítséget jelent az, ha nem csak a dokumentumok, számlák, űrlapok, faxok, táblázatok, formanyomtatványok, szállítólevelek és egyéb vállalaton belül keletkező iratok másolata van meg, hanem azok olyan formátumban melyek alkalmasak a további feldolgozásra, és információ kinyerésre.
Ilyen további szerkesztésre alkalmas formátumok lehetnek például a .xls, a .doc vagy a .pdf kiterjesz-tésű dokumentumok, melyek a szövegfelismerő szoftverek kimeneteiként keletkeznek. A karakterfelismerés segítségével rengeteg feladat mentesül a manuális munkavégzéstől. Ezáltal pénz és emberi munkaórák spórolhatóak meg. Amit eddig az egyik munkatársnak kellett végeznie, a program segítségével automatikussá tehető, nem beszélve arról, hogy a hibaszázalék is jobb lehet. A különböző szerződések, fotódokumentációk, vagy újságcikkek több órás kézzel való begépelése megoldhatóvá válikegy pár perces művelettel, melyhez, szkennerre vagy digitális fényképezőgépre, valamint valamilyen szövegfelismerő szoftverre van szükség.
Megmarad továbbra is a dokumentum formája és elrendezése, viszont a szkenner által előállított kép helyett, szerkeszthető, lementhető anyag keletkezik. Ezáltal az archiváltanyagokban is lehetőség nyílik a keresésre, másolásra, szerkesztésre. Az elkészült anyag, tetszés szerint menthető fájlformátumba, például .pdf-be vagy .doc-ba.
Az újabb OCR szoftverek sokkal rugalmasabbak már, több formátumot befogadnak, és több formátumban tudnak menteni. Tegyük fel, megtetszik egy recept. Ekkor nem kell bajlódnunk a lemásolásával. Elég egy éles fotót készíteni a telefonunkkal az oldalról, majd a képet betöltve a szoftverbe, megtörténik a kép feldolgozása. Érzékeli a lap állását, kiegyenesíti a szövegsorokat, ha pár fokkal ferdébben tartottuk volna a fényképezőt, azt is kikorrigálja. Képes javítani a trapéz torzítást is, az akkor jelentkezik, amikor nem pont szemből kaptuk le az oldalt, rövidülnek a sorok.
A kimenet is sokat fejlődött az utóbbi években, már nem csak a hagyományos, pdf-doc kimentés lehetséges, hanem akár ebook formátumokba is elmenthetjük, archivál hatjuk a képeinket.
Emlékmentő Kft.
Archiváló - digitalizáló stúdió
36/70-636-6092
http://emlekmento.com/
Az Emlékmentő – Archiváló, digitalizáló Stúdió - rendelkezésére áll Budapesten:
